Cara Mengurangi Biaya Mesin Fotocopy


Salah satu hal pertama yang perlu diselidiki ketika mencari cara untuk mengurangi berapa banyak biaya mesin fotokopi untuk bisnis adalah untuk mengetahui fungsi dari mesin fotokopi yang digunakan saat ini. Mesin fotokopi baru sering kali menyertakan pencetakan, pemindaian, faks, dan terhubung ke internet jika digunakan dengan benar. Perangkat multifungsi ini dapat menghemat jumlah fotokopi dan cetakan yang dilakukan dan seringkali lebih murah jika dibandingkan dengan menjalankan beberapa perangkat secara terpisah. Setelah kemampuan mesin fotokopi saat ini telah dicatat, memilih mesin fotocopy akan lebih mudah untuk menentukan langkah-langkah untuk mengurangi biaya fotokopi yang dapat diikuti.

Ada sejumlah kiat yang dapat diikuti oleh bisnis apa pun, apakah mereka memiliki mesin fotokopi yang menggabungkan pencetakan atau perangkat terpisah. Memastikan bahwa setiap orang di tempat kerja hanya menggunakan mesin fotokopi atau printer bila perlu sangat penting. Ini kelihatannya tip yang sangat jelas, tetapi fotokopi yang sia-sia sering dibuat di sebagian besar bisnis dan hanya membuat semua orang di tempat kerja berpikir sebelum fotokopi dapat membuat perbedaan besar dalam biaya. Banyak mesin fotokopi baru dapat membantu dengan ini karena mereka dapat jaringan, menggabungkan perangkat lunak untuk melacak pencetakan yang dilakukan dan memungkinkan kuota ditetapkan.

Banyak orang menggunakan mesin fotokopi untuk membuat salinan dokumen yang perlu mereka kerjakan. Jika memungkinkan, karyawan harus didorong untuk menggunakan mesin fotokopi untuk memindai dokumen dan mengirimkannya ke diri mereka sendiri secara elektronik, yang berarti setiap draf perubahan yang dibuat dapat dilakukan pada komputer mereka dan bukan pada salinan cetak. Setiap orang di tempat kerja juga harus bertanggung jawab untuk mematikan mesin fotokopi dengan benar setiap malam untuk menghemat energi. Sejumlah mesin fotokopi secara otomatis beralih ke mode siaga ketika tidak digunakan sehingga energi juga dapat dihemat selama hari kerja, berpotensi mengurangi biaya tagihan energi.

Sejumlah besar mesin fotokopi memiliki fungsi dupleks untuk pencetakan dua sisi. Ini harus diatur ke default, sangat mengurangi jumlah kertas yang digunakan dan dengan demikian mengurangi biaya. Mesin fotokopi yang dibuat dalam lima tahun terakhir cenderung menggabungkan pencetakan, pemindaian, faks, dan fotokopi dalam satu mesin, yang berarti, alih-alih membuat fotokopi, dokumen dapat dipindai ke dalam mesin fotokopi dan dikirim melalui email atau faks.

Ada banyak opsi yang tersedia yang benar-benar dapat membantu mengurangi biaya mesin fotokopi, tetapi ini hanya akan efektif jika semua orang di tempat kerja dididik tentang cara menggunakan perangkat ini dengan benar. Jika semua staf memiliki pengetahuan tentang cara menggunakan mesin fotokopi dengan cara yang paling hemat biaya, maka total pengeluaran dapat dikurangi dengan margin yang besar. Bisnis juga dapat mempertimbangkan memperbarui mesin fotokopi mereka sehingga mereka menyertakan jual mesin foto copy semua fungsi yang diperlukan untuk membantu mengurangi biaya operasional mereka.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *